RENOVASI OTAK – Di perusahaan, pengelolaan penggajian karyawan disebut dengan payroll. Aktivitas ini perlu dilakukan dengan hati-hati karena kesalahan rawan terjadi. Misalnya adalah kesalahan menghitung dan mentransfer gaji karyawan.
Penting sekali bagi perusahaan untuk mengetahui jenis kesalahan dalam payroll yang sering terjadi. Hal ini akan membuat perusahaan lebih mudah untuk menghindarinya.
Inilah artikel mengenai 4 kesalahan dalam menghitung payroll yang perlu perusahaan hindari. Simak ulasannya.
BACA JUGA | Investasi Metaverse: Cara Berinvestasi di Masa Depan Virtual
Jenis-jenis Kesalahan Payroll
Meski sudah berhati-hati, bukan tidak mungkin terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan. Pada umumnya, terdapat 4 jenis kesalahan payroll yang paling sering terjadi, yaitu:
1. Salah Nominal Gaji
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah salah nominal gaji. Kesalahan ini berupa gaji terlalu banyak atau kurang ketika diterima karyawan.
Karyawan bisa menerima gaji dengan jumlah yang lebih banyak karena perusahaan belum melakukan pemotongan pajak atau asuransi. Sementara itu, gaji yang diterima lebih sedikit dari seharusnya bisa terjadi karena ada pemotongan dari perusahaan yang berlebihan atau belum memasukkan bonus dan uang lembur.
Kesalahan ini cukup fatal, apalagi jika karyawan menerima gaji yang jauh lebih banyak daripada seharusnya. Contohnya seperti yang terjadi di suatu perusahaan di Chili. Perusahaan yang seharusnya membayar gaji karyawan sebesar Rp8 juta justru membayar gajinya hingga Rp2,6 miliar Rupiah. Uang tersebut pun tidak pernah kembali karena karyawan melarikan diri (Okezone.com)
Apabila kesalahan yang fatal seperti cerita di atas sudah terjadi, maka karyawan yang mengurusi gaji harus bertanggung jawab. Tak jarang, karyawan akan dipecat atau dipaksa mengundurkan diri.
Baca Juga: Contoh Surat Pengunduran Diri
2. Salah Transfer Gaji
Kesalahan transfer berarti perusahaan mendistribusikan gaji ke karyawan yang salah. Misalnya, karyawan A justru menerima gaji karyawan B alih-alih gajinya.
Kesalahan dalam mentransfer gaji dapat terjadi karena adanya ketidaksesuaian pada data bank payroll karyawan dan nominal gajinya. Bisa jadi ada kekeliruan yang menyebabkan gaji diterima oleh karyawan yang salah.
3. Terlambat Bayar Gaji
Terlambat bayar gaji bisa terjadi karena penggajian tidak terotomatisasi. Perusahaan bisa telat membayar gaji apabila terdapat kesalahan teknis selama proses payroll. Misalnya ada data yang salah atau belum terekam. Selain itu, keterlambatan pembayaran gaji juga bisa terjadi karena perhitungan gaji belum sepenuhnya selesai.pem
4. Kelalaian Pembayaran Pajak
Setiap perusahaan harus membayarkan pajak penghasilan karyawan. Akan tetapi, kerumitan payroll bisa membuat elemen ini terlupakan. Pada beberapa kasus, perusahaan lupa melaporkan pajak penghasilan karyawannya.
Cara Menghindari Kesalahan Payroll
Jangan sampai terjadi kesalahan dalam perhitungan dan pemrosesan gaji. Perusahaan harus bisa menghindari kesalahan payroll dengan cara-cara berikut ini:
1. Memastikan Ketepatan Data Payroll Karyawan
Penyebab utama kesalahan payroll adalah kesalahan pada data penggajian karyawan. Contohnya data nama karyawan, bank payroll karyawan, nominal gaji yang diterima, hingga besaran pajak penghasilan yang harus dikurangi.
Itulah mengapa ketika perusahaan harus menerapkan proses verifikasi pada karyawan baru. Ketika karyawan baru bekerja di perusahaan, karyawan tersebut harus memverifikasi data pribadinya sebelum diserahkan ke HR dan tim payroll. Begitu pula dengan tim HR dan payroll yang harus memeriksa data kembali.
3. Melakukan Pengecekan Perhitungan
Perhitungan payroll harus dilakukan dengan tepat dan cermat agar tidak merugikan karyawan. Untuk memastikan kebenaran hitungan, tim payroll perlu melakukan pengecekan ulang.
Pastikan tim payroll menyesuaikan perhitungan dengan kehadiran karyawan, komisi, bonus, atau uang lembur yang harus diterima karyawan, dan tunjangan karyawan. Selain itu, pastikan juga upah karyawan telah dipotong pajak penghasilan atau asuransi.
4. Membuat Checklist Payroll
Pemeriksaan ulang merupakan hal penting dalam penggajian karyawan. Pemeriksaan ini bisa dilakukan dengan membuat checklist payroll.
Checklist payroll berisi hal-hal yang harus dilakukan dan diproses dalam penggajian karyawan. Setiap kali memroses payroll, tim yang bertanggung jawab harus memenuhi checklist terlebih dahulu.
5. Mengotomatisasi Sistem Payroll
Kesalahan rentan terjadi pada perusahaan yang masih menggunakan sistem payroll manual. Ini karena penggajian manual membutuhkan ketelitian dan kecermatan yang tinggi, sementara manusia masih memiliki sisi human error.
Oleh karena itu, cara untuk menghindari kesalahan payroll adalah dengan mengotomatisasinya menggunakan software payroll. Software ini akan membantu perusahaan dalam memudahkan penggajian dan menghindari kesalahan dalam penerapannya.
Payroll software Indonesia yang direkomendasikan adalah LinovHR. Software LinovHR bisa menyimpan data payroll karyawan dengan aman, menghitung gaji dengan akurat, dan memproses gaji dengan cepat.
Software ini juga terintegrasi dengan sistem kehadiran karyawan, sehingga perusahaan bisa mencocokkan penggajian dengan data kehadiran dengan mudah. Lalu, software ini juga dilengkapi dengan fitur Tax Calculator untuk menghitung besaran pajak penghasilan yang harus dibayar karyawan.
Bersama LinovHR, kesalahan payroll bisa dihindari. Karena itulah, kunjungi situs LinovHR dan jadwalkan demo untuk mengenal lebih dalam tentang fitur-fitur aplikasinya.
